Réceptionniste virtuelle pour votre numéro professionnel
Une réceptionniste virtuelle répond sur le numéro de votre entreprise sans que personne ne soit assis à l'accueil. Elle se présente avec le nom de votre entreprise, demande qui ou quoi l'appelant recherche, transfère vers le bon collègue et inscrit les rendez-vous dans l'agenda — à partir de 49,00 € par mois, appels compris.
Le problème qu'elle résout est rarement qu'il n'y a personne. C'est que la personne qui répond est justement occupée avec quelqu'un d'autre, partie déjeuner, ou qu'il est plus de dix-sept heures. Un numéro professionnel qui sonne sans que personne ne réponde fait plus de dégâts qu'un serveur vocal — l'appelant croit qu'il n'y a plus personne.
Ce qu'elle reprend d'un accueil, et ce qu'elle ne reprend pas
Décrocher en quelques sonneries, à chaque fois
Pas de file d'attente ni de tonalité occupée, même quand trois personnes appellent en même temps.
Demander qui ou quoi l'appelant recherche
Vous choisissez les questions à poser, et elles sont posées à chaque fois.
Transférer vers le bon collègue
Vers un nom, un service ou un numéro de portable. Si personne ne répond, l'appel revient au lieu de se perdre.
Inscrire un rendez-vous dans l'agenda
Avec un agenda connecté : proposer des créneaux libres et y inscrire le rendez-vous. Prise de rendez-vous : à partir du forfait Groei.
Dire que le bureau est fermé, et quand il rouvre
Avec vos horaires d'ouverture et vos jours de fermeture, jours fériés et congés compris.
Recevoir les visiteurs, réceptionner le courrier, le café
C'est précisément là que s'arrête un accueil virtuel. Si vous avez un comptoir où des gens passent, cela ne remplace pas ce comptoir.
Toujours décrocher tout de suite, ou seulement quand personne ne peut en interne
Lucie est votre accueil. Toujours présente, même à l'heure du déjeuner et après dix-sept heures. Chaque appelant tombe d'abord sur Lucie. Elle demande de quoi il s'agit, planifie ce qui peut l'être et transfère quand il le faut. Plus personne n'entend de serveur vocal ni de ligne muette. Prise de rendez-vous : à partir du forfait Groei.
Vous préférez l'inverse — votre équipe décroche et l'accueil virtuel ne prend que les appels qui continuent de sonner ? C'est possible aussi. C'est le même service avec un autre réglage, et vous changez quand vous voulez. Dans les deux cas, vous gardez votre propre numéro professionnel.
Mieux qu'un serveur vocal, pour une raison
Un serveur vocal oriente selon ce que choisit l'appelant, et c'est souvent faux : on appuie sur une touche parce que c'est ce qui s'en rapproche le plus. Plus grave encore : si quelqu'un choisit un poste où personne ne répond, l'appel se perd. Personne ne sait que quelqu'un a appelé.
Avec une réceptionniste virtuelle, on demande d'abord ce dont la personne a besoin, et seulement ensuite on transfère. Si le collègue ne répond pas, l'appel revient et un message est tout de même pris. Rien ne se perd parce qu'on a appuyé sur la mauvaise touche.
Pour aller plus loin
- Embaucher une standardiste — si vous envisagez d'embaucher quelqu'un, avec le coût salarial.
- Permanence téléphonique — ce qu'elle coûte et à quoi faire attention.
- Par métier — les appels que reçoit votre secteur.
Et n'hésitez pas à appeler le +31202140808 pour entendre ce que ça donne de l'autre côté.