Datenschutzerklärung

1. Wer wir sind

callnorah.com (im Folgenden: „wir“, „uns“) ist ein in den Niederlanden ansässiger Handelsname und erreichbar über info@belnoor.nl. Wir stellen eine KI-gestützte Telefonassistentin („Laura“) bereit, die im Auftrag unserer Geschäftskunden Anrufe annimmt, Termine vereinbart und Zusammenfassungen verschickt.

Für die Gespräche, die Laura im Namen deines Unternehmens führt, bist du (der Kunde) Verantwortlicher und wir sind Auftragsverarbeiter. Für dein Konto, die Abrechnung und Marketingkommunikation sind wir Verantwortlicher.

2. Welche Daten wir verarbeiten

• Kontodaten: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Firmenname, Handelsregisternummer, Rechnungsadresse.
• Konfigurationsdaten: Öffnungszeiten, Anweisungen für Laura, Inhalte der Wissensdatenbank sowie die Namen und Telefonnummern fester Kontakte, die du selbst eingibst.
• Gesprächsdaten: Aufzeichnungen, Transkripte, Gesprächsdauer, Anrufer-ID und Metadaten eingehender Anrufe.
• Integrationsdaten: OAuth-Tokens und Kalenderdaten (nur wenn du einen Kalender verbindest).
• Anfragedaten: Wenn du ein Demogespräch anforderst oder dich von Laura zurückrufen lässt, speichern wir deinen Namen, deine Telefonnummer und den Zeitpunkt der Anfrage sowie das daraus folgende Gespräch.
• Nutzungs- und Protokolldaten: IP-Adresse, Browsertyp, besuchte Seiten, Fehlermeldungen.
• Herkunftsdaten: Wenn du dich anmeldest, speichern wir, über welchen Kanal du auf unsere Website gekommen bist (zum Beispiel eine Suchmaschine, LinkedIn oder ein Link aus einer E-Mail), die etwaige Kampagne und die erste Seite, die du gesehen hast. Keine IP-Adresse und keine Suchanfrage. Wir nutzen das, um zu wissen, welche Kanäle Kunden bringen.
• Zahlungsdaten: verarbeitet von unserem Zahlungsdienstleister Stripe; wir erhalten nur den Status deines Abonnements und deiner Zahlungen, nie deine vollständige Konto- oder Kartennummer.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) — Erbringung der Dienstleistung, Abrechnung, Support.
• Rechtliche Verpflichtung (lit. c) — steuerliche Aufbewahrungspflicht, Betrugsprävention.
• Berechtigtes Interesse (lit. f) — Sicherheit, Produktverbesserung, begrenzter Direktkontakt mit Kunden und die Nachverfolgung einer Demo-Anfrage oder Rückrufbitte, die du selbst gestellt hast.
• Einwilligung (lit. a) — Marketing-E-Mails, optionale Cookies, Kalenderverbindung.

4. Unterauftragsverarbeiter

Wir setzen sorgfältig ausgewählte Auftragsverarbeiter mit Auftragsverarbeitungsverträgen und (wo nötig) Standardvertragsklauseln ein:

• Unser Hosting- und Datenbankanbieter — Hosting, Datenbank, Serverfunktionen und Authentifizierung (EU).
• Unser Anbieter für Sprachtechnologie und Echtzeit-Gesprächs-KI — Spracherkennung, Sprachsynthese und Gesprächsführung (EU/USA, Standardvertragsklauseln anwendbar).
• Unser E-Mail-Anbieter — Versand der Zusammenfassungs- und Terminbestätigungs-E-Mails (EU-Region).
• Unser Telefonieanbieter — Routing eingehender und ausgehender Anrufe (EU).
• Google — nur wenn du selbst einen Google Kalender verbindest; siehe Abschnitt 5.
• Microsoft — nur wenn du selbst einen Outlook-/Microsoft-365-Kalender verbindest.
• Calendly — nur wenn du selbst dein Calendly-Konto verbindest.
• Stripe — Zahlungen und Abonnements (EU/USA, Standardvertragsklauseln anwendbar).
• PostHog — Besucherstatistiken dieser Website (EU); siehe Abschnitt 10.
• Meta Platforms — Werbemessung, nur nach deiner Einwilligung im Cookie-Hinweis; siehe Abschnitt 10.

Die aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter mit Namen, Sitzland und Verarbeitungszweck ist auf Anfrage über info@belnoor.nl erhältlich und Bestandteil des Auftragsverarbeitungsvertrags. Wir informieren Kunden vorab über Änderungen dieser Liste.

5. Google-Nutzerdaten (Google API Services)

Wenn du einen Google Kalender verbindest, bittet callnorah.com über den Google-Zustimmungsbildschirm um Zugriff auf deinen Kalender (Scope https://www.googleapis.com/auth/calendar) sowie auf deinen Namen und deine E-Mail-Adresse (openid, email, profile), um anzuzeigen, welches Konto verbunden ist. Wir nutzen diesen Zugriff ausschließlich für zwei sichtbare Funktionen im Produkt: (1) Frei/Belegt-Zeiten auslesen, damit Laura nur verfügbare Zeiten anbietet, und (2) einen Termin in dem von dir gewählten Kalender anlegen, verschieben oder absagen.

• Wir speichern die OAuth-Tokens verschlüsselt sowie die gewählte Kalender-ID und die Termine, die Laura selbst angelegt hat.
• Wir erstellen keine dauerhafte Kopie deines gesamten Kalenders und nutzen Kalenderdaten nicht für Werbung, Profiling oder Weiterverkauf.
• Wir nutzen Google-Nutzerdaten nicht, um KI- oder Machine-Learning-Modelle zu trainieren.
• Kein Mensch bei callnorah.com liest deine Kalenderdaten, außer mit deiner ausdrücklichen Zustimmung (zum Beispiel beim Support), aus Sicherheitsgründen oder wenn das Gesetz es verlangt.
• Du kannst die Verbindung jederzeit über Einstellungen → Verbindungen oder über myaccount.google.com/permissions trennen. Beim Trennen löschen wir die Tokens sofort.

Mit wem wir Google-Nutzerdaten teilen

Wir teilen Google-Nutzerdaten ausschließlich mit den folgenden drei Auftragsverarbeitern und nur, soweit es für die oben genannten Funktionen erforderlich ist:

• Unser Hosting- und Datenbankanbieter — Hosting, Datenbank und Serverfunktionen, Region EU. Hier läuft unsere Anwendung, und hier werden deine OAuth-Tokens verschlüsselt gespeichert, zusammen mit der von dir gewählten Kalender-ID und den Terminen, die Laura selbst angelegt hat (Datum, Uhrzeit, Betreff und Kontaktdaten des Anrufers).
• Unser Anbieter für Sprachtechnologie und Echtzeit-Gesprächs-KI — Region EU/USA (Standardvertragsklauseln). Während eines laufenden Telefongesprächs erhält dieser Anbieter die verfügbaren Zeitfenster aus deinem Kalender (Frei/Belegt-Zeiten, ohne den Inhalt bestehender Termine) und die Daten des gerade angelegten, verschobenen oder abgesagten Termins. Das ist nötig, damit Laura dem Anrufer diese Zeiten nennen und den Termin bestätigen kann.
• Unser E-Mail-Anbieter — E-Mail-Versand, Region EU. Die Daten des vereinbarten Termins (Datum, Uhrzeit, Betreff, Ort und Kontaktdaten) stehen in der Bestätigungs- und Zusammenfassungs-E-Mail, die nach dem Gespräch an dich und gegebenenfalls an den Anrufer gesendet wird.

Wir nennen diese Parteien hier nach Funktion und Region. Die Namen der beteiligten Anbieter sind auf Anfrage über info@belnoor.nl erhältlich und stehen im Auftragsverarbeitungsvertrag.

Darüber hinaus teilen wir Google-Nutzerdaten mit niemandem. Wir verkaufen diese Daten nicht und geben sie nicht an Werbetreibende, Werbenetzwerke, Datenhändler, Informationsvermittler oder Parteien weiter, die damit KI- oder Machine-Learning-Modelle trainieren. Auch selbst nutzen wir Google-Nutzerdaten nicht für Werbung, Profiling oder Modelltraining. Eine Offenlegung gegenüber anderen Parteien erfolgt nur, wenn das Gesetz uns dazu verpflichtet, oder mit deiner ausdrücklichen vorherigen Zustimmung.

Google-Nutzerdaten und KI-Modelle

Der Inhalt deines Kalenders geht nie an ein Sprachmodell. Wenn Laura während eines Gesprächs prüft, ob noch Platz ist, liest unser Server deinen Kalender aus und berechnet selbst die freien Zeitfenster. Nur diese freien Zeitfenster — eine Startzeit und eine Beschreibung wie „Dienstag um 10:00 Uhr“ — werden an das Sprachmodell übergeben. Titel, Teilnehmer, Beschreibungen, Orte und die Daten deiner bestehenden Termine werden dabei nicht mitgeschickt: Das Modell sieht, wann du frei bist, nicht womit deine belegte Zeit gefüllt ist.

Der einzige Ort, an dem die Titel deiner Termine sehr wohl abgerufen werden, ist deine eigene Kalenderübersicht im Portal. Diese Daten gehen direkt auf deinen Bildschirm und landen nicht in einem Gespräch, einem Prompt, einem Transkript oder einem Modell.

Neben der Sprachassistentin nutzen wir Sprachmodelle für zwei Dinge, die nichts mit deinem Kalender zu tun haben: das Zusammenfassen öffentlicher Informationen einer Unternehmenswebsite beim Onboarding und einen gesprochenen Tagesüberblick. Dieser Tagesüberblick erhält ausschließlich Anzahlen — wie viele Gespräche, wie viele Rückrufnotizen, wie viele Termine — und keine einzige Zeile aus deinem Kalender.

Wir speichern keine Google-Nutzerdaten, um KI- oder Machine-Learning-Modelle — weder eigene noch allgemeine Modelle — zu entwickeln, zu verbessern oder zu trainieren. Wir erstellen auch keine Kopie deines Kalenders. Was wir sehr wohl speichern, beschränkt sich auf: (1) die verschlüsselten OAuth-Tokens, (2) die von dir gewählte Kalender-ID und (3) die Kennungen und Metadaten der Termine, die Laura selbst angelegt hat (Termin-ID, Datum, Uhrzeit, Betreff, Ort und die vom Anrufer angegebenen Kontaktdaten), damit diese Termine später verschoben oder abgesagt werden können. Von einem Gespräch speichern wir außerdem das Transkript und die Zusammenfassung; wurde darin eine Terminzeit genannt, steht sie folglich dort. Transkripte werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht (siehe Abschnitt 6). Die Tonaufnahme selbst liegt bei unserem Sprachanbieter und bleibt dort gespeichert, bis du ihre Löschung verlangst. Nichts davon wird für Modelltraining verwendet.

Limited Use: Die Nutzung von Informationen, die über Google-Workspace-Scopes empfangen werden, entspricht der Google User Data Policy, einschließlich der Anforderungen an „Limited Use“.

6. Speicherfristen

• Transkripte und Zusammenfassungen in unseren eigenen Systemen: 90 Tage, danach automatisch gelöscht.
• Gesprächsaufnahmen: Diese liegen bei unserem Sprachanbieter und werden nicht automatisch gelöscht, damit ein Gespräch bei einer Beschwerde oder einem Missverständnis über das Vereinbarte später noch angehört werden kann. Möchtest du sie früher gelöscht haben oder soll überhaupt nichts aufgezeichnet werden, regeln wir das auf Anfrage — pro Gespräch oder für dein gesamtes Konto.
• Kontodaten: solange du ein aktives Abonnement hast + 12 Monate.
• Rechnungsdaten: 7 Jahre (steuerliche Aufbewahrungspflicht).
• Protokolldaten: höchstens 12 Monate.

7. Sicherheit

Verschlüsselung bei der Übertragung (TLS 1.2+) und im Ruhezustand, rollenbasierter Zugriff, Mandantentrennung über Row-Level-Security, Audit-Logging und regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen. Rechenzentren innerhalb der EU, wo möglich.

8. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Schick eine Anfrage an info@belnoor.nl; wir antworten innerhalb von 30 Tagen. Du kannst dich auch bei der niederländischen Datenschutzbehörde (Autoriteit Persoonsgegevens) beschweren.

9. Gespräche mit Laura

Anrufer werden zu Beginn des Gesprächs darüber informiert, dass sie mit einer KI-Assistentin sprechen und dass das Gespräch aufgezeichnet wird. Die Verarbeitung dieser Aufzeichnungen erfolgt unter deiner Verantwortung als unser Kunde; wir stellen die Werkzeuge bereit.

10. Cookies

Wir verwenden funktionale Cookies, um deine Sitzung zu speichern, und anonymisierte Analyse-Cookies, um die Website zu verbessern. Unsere eigene Besucherstatistik speichert keine IP-Adresse und keine personenbezogenen Daten: nur eine vorübergehende Sitzungsnummer, die besuchte Seite, die Herkunftsdomain und die Geräteart. Automatisierte Besucher (Suchmaschinen-Bots, Linkvorschauen) messen wir nicht. Tracking zu Marketingzwecken nur nach ausdrücklicher Einwilligung.

Wenn du im Cookie-Hinweis einwilligst, messen wir unsere Werbung über Meta Platforms: mit dem Meta-Pixel in deinem Browser und mit der Conversions API von unserem Server aus. So sehen wir, welche Anzeige zu einer Anfrage oder Anmeldung geführt hat. Meta kann dafür Daten außerhalb der EU verarbeiten. Kontaktdaten gehen nur gehasht an Meta. Wählst du „Lieber nicht“, passiert das nicht.

Für Besucherstatistiken nutzen wir PostHog, gehostet in der EU. Ohne Einwilligung misst PostHog ohne Cookies, ohne etwas in deinem Browser zu speichern und ohne Sitzungsaufzeichnungen. Wenn du einwilligst, verwendet PostHog auch Cookies und zeichnet Sitzungen auf (wie die Seite genutzt wird, ohne das, was du in Formulare eingibst), damit wir sehen können, welche Anzeige zu welchem Besuch geführt hat und wo die Website besser werden kann.

11. Änderungen

Wir können diese Erklärung anpassen. Wesentliche Änderungen teilen wir mindestens 30 Tage vorher per E-Mail oder im Portal mit.

12. Kontakt

callnorah.com · info@belnoor.nl
Siehe auch unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen.