Virtuelle Rezeptionistin für deine Geschäftsnummer
Eine virtuelle Rezeptionistin nimmt Anrufe auf der Nummer deines Unternehmens an, ohne dass jemand am Empfang sitzt. Sie meldet sich mit deinem Firmennamen, fragt, wen oder was der Anrufer sucht, verbindet zum richtigen Kollegen weiter und trägt Termine in den Kalender ein — ab 49,00 € im Monat, Gespräche inklusive.
Das Problem, das sie löst, ist selten, dass niemand da ist. Sondern dass die Person, die rangeht, gerade jemand anderem hilft, in der Mittagspause ist oder schon Feierabend hat. Eine Geschäftsnummer, bei der es klingelt und niemand rangeht, richtet mehr Schaden an als ein Sprachmenü — der Anrufer denkt dann, dass dort niemand mehr arbeitet.
Was sie vom Empfang übernimmt — und was nicht
Nach wenigen Klingeltönen rangehen, jedes Mal
Keine Warteschleife und kein Besetztzeichen, auch nicht, wenn drei Leute gleichzeitig anrufen.
Fragen, wen oder was jemand sucht
Du legst selbst fest, welche Fragen dazugehören, und sie werden jedes Mal gestellt.
Zum richtigen Kollegen weiterverbinden
An einen Namen, eine Abteilung oder eine Mobilnummer. Geht niemand ran, kommt das Gespräch zurück, statt ins Leere zu laufen.
Einen Termin in den Kalender eintragen
Mit verbundenem Kalender: freie Zeiten anbieten und den Termin eintragen. Termine einplanen: ab dem Paket Groei.
Sagen, dass das Büro geschlossen ist, und wann es wieder öffnet
Mit deinen Öffnungszeiten und Schließtagen, einschließlich Feiertagen und Urlaub.
Besuch empfangen, Post annehmen, Kaffee
Genau hier hört ein virtueller Empfang auf. Hast du einen Empfangstresen, an dem Leute vorbeikommen, ersetzt das diesen Tresen nicht.
Immer sofort rangehen oder erst, wenn intern niemand rangeht
Laura ist dein Empfang. Immer besetzt, auch mittags und nach Feierabend. Jeder Anrufer landet zuerst bei Laura. Sie fragt nach, worum es geht, trägt ein, was geht, und verbindet weiter, wenn es nötig ist. Niemand hört mehr ein Sprachmenü oder eine tote Leitung. Termine einplanen: ab dem Paket Groei.
Hättest du es lieber andersherum — ihr geht selbst ran, und der virtuelle Empfang fängt nur auf, was weiterklingelt? Das geht auch. Es ist derselbe Dienst mit einer anderen Einstellung, und du stellst ihn um, wann du willst. In beiden Fällen behältst du deine eigene Geschäftsnummer.
Besser als ein Sprachmenü, aus einem Grund
Ein Sprachmenü leitet danach weiter, was der Anrufer wählt, und das ist oft falsch: Leute drücken eine Taste, weil sie am ehesten passt. Noch wichtiger: Wählt jemand einen Apparat, an dem niemand rangeht, läuft das Gespräch ins Leere. Niemand erfährt, dass angerufen wurde.
Bei einer virtuellen Rezeptionistin wird zuerst erfragt, was jemand braucht, und erst dann weiterverbunden. Geht der Kollege nicht ran, kommt das Gespräch zurück, und es wird trotzdem eine Nachricht aufgenommen. Nichts geht verloren, weil jemand die falsche Taste gedrückt hat.
Weiterlesen
- Telefonistin einstellen — falls du überlegst, dafür jemanden einzustellen, mit den Lohnkosten.
- Anrufservice — was er kostet und worauf du achten solltest.
- Nach Branche — welche Anrufe in deiner Branche reinkommen.
Und ruf gern +31202140808 an, um zu hören, wie es auf der anderen Seite klingt.