Virtuel receptionist til dit firmanummer
En virtuel receptionist tager din virksomheds nummer, uden at der sidder nogen bag en skranke. Hun svarer med dit firmanavn, spørger, hvem eller hvad den, der ringer, søger, stiller igennem til den rette kollega og sætter aftaler i kalenderen — fra 49,00 € om måneden, opkald inkluderet.
Problemet, den løser, er sjældent, at der ikke er nogen. Det er, at den, der tager telefonen, lige hjælper en anden, er til frokost, eller at klokken er over fem. Et firmanummer, der ringer og ringer uden svar, gør mere skade end en telefonmenu – den, der ringer, tror, at der ikke arbejder nogen der længere.
Hvad den overtager fra en reception, og hvad den ikke overtager
Tage den inden for få ring, hver gang
Ingen kø og intet optaget-signal, heller ikke når tre ringer på én gang.
Spørge, hvem eller hvad nogen søger
Du bestemmer, hvilke spørgsmål der stilles, og de bliver stillet hver gang.
Stille igennem til den rette kollega
Til et navn, en afdeling eller et mobilnummer. Tager ingen den, kommer opkaldet tilbage i stedet for at gå i stå.
Sætte en aftale i kalenderen
Med en forbundet kalender: tilbyde ledige tider og booke aftalen. Booking af aftaler: fra pakken Groei.
Sige, at der er lukket, og hvornår der åbner igen
Med dine åbningstider og lukkedage indbygget, inklusive helligdage og ferier.
Tage imod besøgende, modtage post, lave kaffe
Det er præcis her, en virtuel reception stopper. Har du en skranke, hvor folk kommer forbi, erstatter den ikke skranken.
Altid tage den med det samme, eller kun når ingen internt kan
Freja er din reception. Altid bemandet, også i frokostpausen og efter klokken fem. Alle, der ringer, kommer først til Freja. Hun finder ud af, hvad det drejer sig om, booker det, hun kan, og stiller igennem, når det er nødvendigt. Ingen hører længere en telefonmenu eller en død linje. Booking af aftaler: fra pakken Groei.
Vil du hellere have det omvendt — dit team tager den, og den virtuelle reception griber kun det, der bliver ved med at ringe? Det virker også. Det er den samme tjeneste med en anden indstilling, og du kan skifte, når du vil. Uanset hvad beholder du dit eget firmanummer.
Bedre end en telefonmenu, af én grund
En telefonmenu sender opkald videre ud fra det, den, der ringer, vælger, og det er tit forkert: folk trykker på et tal, fordi det ligger tættest på. Endnu vigtigere: vælger nogen et lokalnummer, hvor ingen tager den, går opkaldet i stå. Ingen ved, at nogen har ringet.
Med en virtuel receptionist bliver den, der ringer, først spurgt, hvad han har brug for, og først derefter stillet igennem. Tager kollegaen den ikke, kommer opkaldet tilbage, og der bliver alligevel taget en besked. Intet går tabt, fordi nogen trykkede på det forkerte tal.
Læs videre
- Hyr en telefonist — hvis du overvejer at ansætte nogen, med lønomkostningerne.
- Telefonpasning — hvad det koster, og hvad du skal være opmærksom på.
- Efter branche — hvad der kommer ind i din branche.
Og ring endelig til +31202140808 for at høre, hvordan det lyder i den anden ende.