Recepcionista virtual para el número de tu empresa
Una recepcionista virtual atiende el número de tu empresa sin que haya nadie detrás de un mostrador. Se presenta con el nombre de tu empresa, pregunta a quién o qué busca quien llama, pasa la llamada al compañero adecuado y apunta citas en la agenda — desde 49,00 € al mes, con las llamadas incluidas.
El problema que resuelve casi nunca es que no haya nadie. Es que quien contesta está atendiendo a otra persona, ha salido a comer o ya son más de las cinco. Un número de empresa que suena y suena sin que nadie conteste hace más daño que un menú de opciones — quien llama piensa que allí ya no trabaja nadie.
Qué asume de una recepción y qué no
Contestar en pocos tonos, siempre
Sin cola de espera ni tono de comunicando, aunque llamen tres personas a la vez.
Preguntar a quién o qué busca alguien
Tú decides qué preguntas se hacen, y se hacen siempre.
Pasar la llamada al compañero adecuado
A un nombre, un departamento o un móvil. Si nadie contesta, la llamada vuelve en lugar de perderse.
Apuntar una cita en la agenda
Con un calendario conectado: ofrecer huecos libres y apuntar la cita. Programar citas: a partir del plan Groei.
Decir que la oficina está cerrada y cuándo vuelve a abrir
Con tu horario y tus días de cierre, festivos y vacaciones incluidos.
Recibir visitas, recoger el correo, el café
Aquí es justo donde termina una recepción virtual. Si tienes un mostrador por el que pasa gente, esto no sustituye ese mostrador.
Contestar siempre al instante, o solo cuando nadie puede dentro
Raquel es tu recepción. Siempre atendida, también a mediodía y después de las cinco. Todo el que llama habla primero con Raquel. Ella pregunta de qué se trata, agenda lo que se puede y pasa la llamada cuando hace falta. Nadie vuelve a oír un menú de opciones ni una línea muerta. Programar citas: a partir del plan Groei.
¿Lo prefieres al revés — contestáis vosotros y la recepción virtual solo recoge lo que sigue sonando? También se puede. Es el mismo servicio con otro ajuste, y lo cambias cuando quieras. En los dos casos mantienes tu propio número de empresa.
Mejor que un menú de opciones, por una razón
Un menú de opciones deriva según lo que elige quien llama, y eso a menudo falla: la gente pulsa un número porque es lo que más se parece. Y lo más importante: si alguien elige una extensión en la que nadie contesta, la llamada se pierde. Nadie sabe que ha llamado alguien.
Con una recepcionista virtual, primero se pregunta qué necesita la persona y solo después se pasa la llamada. Si ese compañero no contesta, la llamada vuelve y se toma igualmente un recado. No se pierde nada porque alguien pulsara el número equivocado.
Para seguir leyendo
- Contratar una recepcionista — si te planteas contratar a alguien para esto, con los costes salariales.
- Servicio de atención telefónica — cuánto cuesta y en qué fijarte.
- Por sector — qué llamadas recibe tu sector.
Y llama sin problema al +31202140808 para oír cómo suena desde el otro lado.