Zásady ochrany osobních údajů

1. Kdo jsme

callnorah.com (dále jen „my“, „nás“) je obchodní název se sídlem v Nizozemsku, k zastižení na info@belnoor.nl. Poskytujeme telefonní asistentku poháněnou AI („Jana“), která jménem našich firemních zákazníků přijímá hovory, plánuje schůzky a posílá shrnutí.

U hovorů, které Jana vede jménem vaší firmy, jste správcem vy (zákazník) a my jsme zpracovatel. U vašeho účtu, fakturace a marketingové komunikace jsme správcem my.

2. Jaké údaje zpracováváme

• Údaje o účtu: jméno, e-mailová adresa, telefonní číslo, název firmy, IČO, fakturační adresa.
• Konfigurační údaje: otevírací doba, pokyny pro Janu, obsah znalostní báze a jména a telefonní čísla stálých kontaktů, které sami zadáte.
• Data z hovorů: nahrávky, přepisy, délka hovoru, ID volajícího a metadata příchozích hovorů.
• Data z integrací: tokeny OAuth a údaje z kalendáře (jen pokud propojíte kalendář).
• Údaje z žádostí: pokud si objednáte ukázkový hovor nebo si necháte od Jany zavolat zpět, uchováme vaše jméno, telefonní číslo a čas žádosti a také hovor, který z toho vzejde.
• Údaje o používání a logy: IP adresa, typ prohlížeče, navštívené stránky, chybová hlášení.
• Údaje o původu: když se zaregistrujete, uchováme, jakým kanálem jste se na náš web dostali (například přes vyhledávač, LinkedIn nebo odkaz z e-mailu), případnou kampaň a první stránku, kterou jste viděli. Žádnou IP adresu ani vyhledávací dotaz. Používáme to, abychom věděli, které kanály nám přivádějí zákazníky.
• Platební údaje: zpracovává je náš poskytovatel plateb Stripe; my dostáváme jen stav vašeho předplatného a plateb, nikdy celé číslo účtu nebo karty.

3. Účely a právní základy

• Plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR) – poskytování služby, fakturace, podpora.
• Právní povinnost (písm. c) – daňová povinnost uchovávat doklady, prevence podvodů.
• Oprávněný zájem (písm. f) – zabezpečení, zlepšování produktu, omezený přímý kontakt se zákazníky a vyřízení žádosti o ukázku nebo o zpětné zavolání, kterou jste sami podali.
• Souhlas (písm. a) – marketingové e-maily, volitelné cookies, propojení kalendáře.

4. Další zpracovatelé

Využíváme pečlivě vybrané zpracovatele se smlouvami o zpracování a (kde je to nutné) se standardními smluvními doložkami:

• Náš poskytovatel hostingu a databáze – hosting, databáze, serverové funkce a ověřování (EU).
• Náš dodavatel hlasových technologií a konverzační AI v reálném čase – rozpoznávání řeči, syntéza řeči a vedení hovoru (EU/USA, platí standardní smluvní doložky).
• Náš poskytovatel e-mailu – odesílání e-mailů se shrnutím a s potvrzením schůzky (region EU).
• Náš telefonní operátor – směrování příchozích a odchozích hovorů (EU).
• Google – jen pokud sami propojíte Google Kalendář; viz oddíl 5.
• Microsoft – jen pokud sami propojíte kalendář Outlook/Microsoft 365.
• Calendly – jen pokud sami propojíte svůj účet Calendly.
• Stripe – platby a předplatné (EU/USA, platí standardní smluvní doložky).
• PostHog – statistiky návštěvnosti tohoto webu (EU); viz oddíl 10.
• Meta Platforms – měření reklam, jen po vašem souhlasu v liště s cookies; viz oddíl 10.

Aktuální seznam dalších zpracovatelů včetně jejich názvů, země sídla a účelu zpracování je na vyžádání k dispozici přes info@belnoor.nl a je součástí smlouvy o zpracování. O změnách v tomto seznamu informujeme zákazníky předem.

5. Uživatelská data Google (Google API Services)

Pokud propojíte Google Kalendář, požádá callnorah.com přes obrazovku souhlasu Google o přístup k vašemu kalendáři (scope https://www.googleapis.com/auth/calendar) a k vašemu jménu a e-mailové adrese (openid, email, profile), abychom mohli ukázat, který účet je propojen. Tento přístup používáme výhradně pro dvě viditelné funkce produktu: (1) čtení volných a obsazených časů, aby Jana nabízela jen dostupné termíny, a (2) vytvoření, přesunutí nebo zrušení schůzky v kalendáři, který vyberete.

• Tokeny OAuth ukládáme šifrovaně, spolu se zvoleným ID kalendáře a schůzkami, které Jana sama vytvořila.
• Neděláme trvalou kopii celého vašeho kalendáře a údaje z kalendáře nepoužíváme k reklamě, profilování ani dalšímu prodeji.
• Uživatelská data Google nepoužíváme k trénování modelů AI ani strojového učení.
• Nikdo z callnorah.com vaše údaje z kalendáře nečte, s výjimkou vašeho výslovného souhlasu (například při podpoře), kvůli zabezpečení nebo když to vyžaduje zákon.
• Propojení můžete kdykoli zrušit v Nastavení → Propojení nebo na myaccount.google.com/permissions. Po zrušení tokeny okamžitě odstraníme.

S kým sdílíme uživatelská data Google

Uživatelská data Google sdílíme výhradně s následujícími třemi zpracovateli, a jen v rozsahu nezbytném pro poskytování výše uvedených funkcí:

• Náš poskytovatel hostingu a databáze – hosting, databáze a serverové funkce, region EU. Zde běží naše aplikace a zde jsou šifrovaně uloženy vaše tokeny OAuth, spolu s vámi zvoleným ID kalendáře a schůzkami, které Jana sama vytvořila (datum, čas, předmět a kontaktní údaje volajícího).
• Náš dodavatel hlasových technologií a konverzační AI v reálném čase – region EU/USA (standardní smluvní doložky). Během probíhajícího hovoru dostává tento dodavatel volné časové úseky z vašeho kalendáře (volno/obsazeno, bez obsahu stávajících schůzek) a údaje o právě vytvořené, přesunuté nebo zrušené schůzce. Je to nutné, aby Jana mohla volajícímu tyto časy nahlas nabídnout a schůzku potvrdit.
• Náš poskytovatel e-mailu – odesílání e-mailů, region EU. Údaje o vytvořené schůzce (datum, čas, předmět, místo a kontaktní údaje) jsou v potvrzovacím e-mailu a v e-mailu se shrnutím, který po hovoru odchází vám a případně i volajícímu.

Tyto strany zde uvádíme podle funkce a regionu. Názvy dotčených dodavatelů jsou na vyžádání k dispozici přes info@belnoor.nl a jsou uvedeny ve smlouvě o zpracování.

Jinak uživatelská data Google s nikým nesdílíme. Neprodáváme je a nepředáváme je inzerentům, reklamním sítím, obchodníkům s daty, informačním zprostředkovatelům ani stranám, které by na nich trénovaly modely AI nebo strojového učení. Ani sami je nepoužíváme k reklamě, profilování nebo trénování modelů. Jiným stranám je zpřístupníme jen tehdy, když nám to ukládá zákon, nebo s vaším výslovným předchozím souhlasem.

Uživatelská data Google a modely AI

Obsah vašeho kalendáře se nikdy nedostane k jazykovému modelu. Když se Jana během hovoru dívá, jestli máte volno, náš server přečte váš kalendář a sám z něj spočítá volné časové úseky. Jazykovému modelu se předají jen tyto volné úseky – čas začátku a popis jako „v úterý v 10:00“. Názvy, účastníci, popisy, místa a údaje o vašich stávajících schůzkách se s tím neposílají: model vidí, kdy máte volno, ne čím je váš obsazený čas vyplněn.

Jediné místo, kde se názvy vašich schůzek načítají, je váš vlastní přehled kalendáře v portálu. Tyto údaje jdou přímo na vaši obrazovku a nedostanou se do hovoru, promptu, přepisu ani modelu.

Kromě hlasové asistentky používáme jazykové modely ke dvěma věcem, které s vaším kalendářem nesouvisejí: ke shrnutí veřejných informací z webu firmy během onboardingu a k mluvenému dennímu přehledu. Denní přehled dostává výhradně počty – kolik hovorů, kolik poznámek k zavolání zpět, kolik schůzek – a ani jeden řádek z vašeho kalendáře.

Neuchováváme žádná uživatelská data Google za účelem vývoje, zlepšování nebo trénování modelů AI či strojového učení – ani vlastních, ani obecných. Neděláme ani kopii vašeho kalendáře. Uchováváme pouze: (1) šifrované tokeny OAuth, (2) vámi zvolené ID kalendáře a (3) identifikaci a metadata schůzek, které Jana sama vytvořila (ID schůzky, datum, čas, předmět, místo a kontaktní údaje, které volající uvedl), aby bylo možné tyto schůzky později přesunout nebo zrušit. Z hovoru dále uchováváme přepis a shrnutí; pokud v něm zazněl čas schůzky, je tedy uveden i tam. Přepisy se po 90 dnech automaticky mažou (viz oddíl 6). Samotná zvuková nahrávka je u našeho dodavatele hlasových technologií a zůstává tam, dokud nepožádáte o její smazání. Nic z toho se nepoužívá k trénování modelů.

Limited Use: Používání informací získaných prostřednictvím scopes Google Workspace se řídí zásadami Google User Data Policy, včetně požadavků Limited Use.

6. Doba uchování

• Přepisy a shrnutí v našich vlastních systémech: 90 dní, poté automaticky smazány.
• Nahrávky hovorů: jsou u našeho dodavatele hlasových technologií a automaticky se nemažou, aby si hovor šlo později poslechnout při stížnosti nebo nedorozumění o tom, co bylo domluveno. Chcete-li je smazat dříve, nebo chcete-li, aby se nenahrávalo vůbec nic, zařídíme to na požádání – pro jednotlivý hovor nebo pro celý účet.
• Údaje o účtu: po dobu aktivního předplatného + 12 měsíců.
• Fakturační údaje: 7 let (daňová povinnost uchovávat doklady).
• Logy: nejvýše 12 měsíců.

7. Zabezpečení

Šifrování při přenosu (TLS 1.2+) i v klidu, přístup podle rolí, oddělení zákazníků pomocí row-level security, auditní logy a pravidelné bezpečnostní revize. Datová centra v EU, kde je to možné.

8. Vaše práva

Máte právo na přístup, opravu, výmaz, omezení zpracování, přenositelnost údajů a vznesení námitky. Pošlete žádost na info@belnoor.nl; odpovíme do 30 dní. Stížnost můžete podat také u Úřadu pro ochranu osobních údajů nebo u nizozemského dozorového úřadu Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Hovory s Janou

Volající jsou na začátku hovoru informováni, že mluví s AI asistentkou a že se hovor nahrává. Zpracování těchto nahrávek probíhá na vaši odpovědnost jako našeho zákazníka; my poskytujeme nástroje.

10. Soubory cookie

Používáme funkční cookies, abychom si pamatovali vaši relaci, a anonymizované analytické cookies ke zlepšování webu. Naše vlastní statistika návštěvnosti neukládá IP adresu ani osobní údaje: jen dočasné číslo relace, navštívenou stránku, doménu, ze které jste přišli, a typ zařízení. Automatizované návštěvníky (roboty vyhledávačů, náhledy odkazů) neměříme. Sledování pro marketing jen po výslovném souhlasu.

Pokud v liště s cookies udělíte souhlas, měříme naše reklamy přes Meta Platforms: pixelem Meta ve vašem prohlížeči a přes Conversions API z našeho serveru. Tak vidíme, která reklama vedla k poptávce nebo registraci. Meta k tomu může zpracovávat údaje mimo EU. Kontaktní údaje jdou do Meta jen v hashované podobě. Zvolíte-li „Raději ne“, nic z toho se neděje.

Pro statistiky návštěvnosti používáme PostHog, hostovaný v EU. Bez souhlasu měří PostHog bez cookies, bez ukládání čehokoli do vašeho prohlížeče a bez nahrávání relací. Pokud souhlas udělíte, používá PostHog i cookies a nahrává relace (jak se stránka používá, bez toho, co píšete do formulářů), abychom viděli, která reklama vedla ke které návštěvě a kde se dá web vylepšit.

11. Změny

Tyto zásady můžeme upravit. Podstatné změny oznamujeme e-mailem nebo v portálu nejméně 30 dní předem.

12. Kontakt

callnorah.com · info@belnoor.nl
Viz také naše Všeobecné obchodní podmínky.