Tietosuojaseloste

1. Keitä olemme

callnorah.com (jäljempänä ”me”) on Alankomaissa toimiva aputoiminimi, jonka tavoittaa osoitteesta info@belnoor.nl. Tarjoamme tekoälypohjaisen puhelinavustajan (”Aurora”), joka vastaa puheluihin yritysasiakkaidemme puolesta, varaa aikoja ja lähettää yhteenvetoja.

Puheluissa, joita Aurora käy yrityksesi puolesta, sinä (asiakas) olet rekisterinpitäjä ja me henkilötietojen käsittelijä. Tilisi, laskutuksen ja markkinointiviestinnän osalta me olemme rekisterinpitäjä.

2. Mitä tietoja käsittelemme

• Tilitiedot: nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, yrityksen nimi, kaupparekisterinumero, laskutusosoite.
• Asetustiedot: aukioloajat, ohjeet avustajalle Aurora, tietopankin sisältö sekä itse syöttämiesi vakiokontaktien nimet ja puhelinnumerot.
• Puhelutiedot: tallenteet, litteraatit, puhelun kesto, soittajan tunniste ja saapuvien puheluiden metatiedot.
• Integraatiotiedot: OAuth-tunnisteet ja kalenteritiedot (vain jos yhdistät kalenterin).
• Pyyntötiedot: jos pyydät esittelypuhelun tai annat avustajan Aurora soittaa sinulle takaisin, tallennamme nimesi, puhelinnumerosi ja pyynnön ajankohdan sekä siitä seuraavan puhelun.
• Käyttö- ja lokitiedot: IP-osoite, selaintyyppi, vieraillut sivut, virheilmoitukset.
• Alkuperätiedot: kun rekisteröidyt, tallennamme, minkä kanavan kautta tulit verkkosivustollemme (esimerkiksi hakukone, LinkedIn tai sähköpostin linkki), mahdollisen kampanjan ja ensimmäisen näkemäsi sivun. Emme tallenna IP-osoitetta emmekä hakusanaa. Käytämme tätä tietääksemme, mitkä kanavat tuovat asiakkaita.
• Maksutiedot: niitä käsittelee maksupalveluntarjoajamme Stripe; saamme vain tilauksesi ja maksujesi tilan, emme koskaan koko tili- tai korttinumeroasi.

3. Käyttötarkoitukset ja käsittelyperusteet

• Sopimuksen täytäntöönpano (GDPR 6 artiklan 1 kohdan b alakohta) — palvelun tuottaminen, laskutus, tuki.
• Lakisääteinen velvoite (c alakohta) — kirjanpidon säilytysvelvollisuus, petosten estäminen.
• Oikeutettu etu (f alakohta) — tietoturva, tuotekehitys, rajattu suora yhteydenpito asiakkaisiin sekä itse tekemäsi esittelypyynnön tai takaisinsoittopyynnön käsittely.
• Suostumus (a alakohta) — markkinointisähköpostit, valinnaiset evästeet, kalenteri-integraatio.

4. Alihankkijat

Käytämme huolellisesti valittuja henkilötietojen käsittelijöitä, joiden kanssa meillä on käsittelysopimukset ja (tarvittaessa) vakiosopimuslausekkeet:

• Hosting- ja tietokantatoimittajamme — hosting, tietokanta, palvelinfunktiot ja tunnistautuminen (EU).
• Puheteknologian ja reaaliaikaisen keskustelutekoälyn toimittajamme — puheentunnistus, puhesynteesi ja keskustelun käyminen (EU/USA, vakiosopimuslausekkeet käytössä).
• Sähköpostipalvelumme — yhteenveto- ja ajanvarausvahvistusviestien lähettäminen (EU-alue).
• Puhelinoperaattorimme — saapuvien ja lähtevien puheluiden reititys (EU).
• Google — vain jos yhdistät itse Google-kalenterin; katso kohta 5.
• Microsoft — vain jos yhdistät itse Outlook/Microsoft 365 -kalenterin.
• Calendly — vain jos yhdistät itse Calendly-tilisi.
• Stripe — maksut ja tilaukset (EU/USA, vakiosopimuslausekkeet käytössä).
• PostHog — tämän verkkosivuston kävijätilastot (EU); katso kohta 10.
• Meta Platforms — mainonnan mittaus, vain evästeilmoituksessa antamasi suostumuksen jälkeen; katso kohta 10.

Ajantasainen luettelo alihankkijoista nimineen, sijaintimaineen ja käsittelytarkoituksineen on saatavilla pyynnöstä osoitteesta info@belnoor.nl, ja se on osa käsittelysopimusta. Ilmoitamme asiakkaille etukäteen luetteloon tulevista muutoksista.

5. Googlen käyttäjätiedot (Google API Services)

Kun yhdistät Google-kalenterin, callnorah.com pyytää Googlen suostumusnäkymän kautta pääsyä kalenteriisi (scope https://www.googleapis.com/auth/calendar) sekä nimeesi ja sähköpostiosoitteeseesi (openid, email, profile) näyttääkseen, mikä tili on yhdistetty. Käytämme tätä pääsyä yksinomaan kahteen tuotteessa näkyvään toimintoon: (1) vapaiden ja varattujen aikojen lukemiseen, jotta Aurora tarjoaa vain vapaita aikoja, ja (2) tapaamisen luomiseen, siirtämiseen tai perumiseen valitsemassasi kalenterissa.

• Säilytämme OAuth-tunnisteet salattuina sekä valitun kalenterin tunnuksen ja tapaamiset, jotka Aurora on itse luonut.
• Emme tee pysyvää kopiota koko kalenteristasi emmekä käytä kalenteritietoja mainontaan, profilointiin tai jälleenmyyntiin.
• Emme käytä Googlen käyttäjätietoja tekoäly- tai koneoppimismallien kouluttamiseen.
• Kukaan palvelun callnorah.com ihmisistä ei lue kalenteritietojasi, paitsi nimenomaisella suostumuksellasi (esimerkiksi tukitilanteessa), tietoturvasyistä tai kun laki sitä edellyttää.
• Voit katkaista yhteyden milloin tahansa kohdassa Asetukset → Integraatiot tai osoitteessa myaccount.google.com/permissions. Kun katkaiset yhteyden, poistamme tunnisteet välittömästi.

Kenen kanssa jaamme Googlen käyttäjätietoja

Jaamme Googlen käyttäjätietoja ainoastaan seuraavien kolmen käsittelijän kanssa ja vain siinä määrin kuin yllä mainittujen toimintojen tuottaminen edellyttää:

• Hosting- ja tietokantatoimittajamme — hosting, tietokanta ja palvelinfunktiot, EU-alue. Täällä sovelluksemme toimii, ja täällä OAuth-tunnisteesi säilytetään salattuina yhdessä valitsemasi kalenterin tunnuksen ja niiden tapaamisten kanssa, jotka Aurora on itse luonut (päivämäärä, kellonaika, aihe ja soittajan yhteystiedot).
• Puheteknologian ja reaaliaikaisen keskustelutekoälyn toimittajamme — EU/USA-alue (vakiosopimuslausekkeet). Käynnissä olevan puhelun aikana tämä toimittaja saa kalenteristasi vapaat aikaikkunat (vapaa/varattu-tiedot ilman olemassa olevien tapaamisten sisältöä) sekä juuri luodun, siirretyn tai perutun tapaamisen tiedot. Tämä tarvitaan, jotta Aurora voi kertoa ajat soittajalle ääneen ja vahvistaa tapaamisen.
• Sähköpostipalvelumme — sähköpostien lähetys, EU-alue. Luodun tapaamisen tiedot (päivämäärä, kellonaika, aihe, paikka ja yhteystiedot) näkyvät vahvistus- ja yhteenvetoviestissä, joka lähetetään puhelun jälkeen sinulle ja tarvittaessa soittajalle.

Mainitsemme nämä osapuolet tässä tehtävän ja alueen mukaan. Kyseisten toimittajien nimet ovat saatavilla pyynnöstä osoitteesta info@belnoor.nl, ja ne on lueteltu käsittelysopimuksessa.

Muuten emme jaa Googlen käyttäjätietoja kenenkään kanssa. Emme myy näitä tietoja emmekä luovuta niitä mainostajille, mainosverkostoille, datavälittäjille, tietovälittäjille tai osapuolille, jotka kouluttavat niillä tekoäly- tai koneoppimismalleja. Emme myöskään itse käytä Googlen käyttäjätietoja mainontaan, profilointiin tai mallien koulutukseen. Luovutamme tietoja muille osapuolille vain, jos laki meitä siihen velvoittaa, tai nimenomaisella ennakkosuostumuksellasi.

Googlen käyttäjätiedot ja tekoälymallit

Kalenterisi sisältö ei koskaan päädy kielimallille. Kun Aurora tarkistaa puhelun aikana, onko tilaa, palvelimemme lukee kalenterisi ja laskee vapaat aikaikkunat itse. Vain nämä vapaat aikaikkunat — alkamisaika ja kuvaus, kuten ”tiistaina klo 10.00” — välitetään kielimallille. Otsikoita, osallistujia, kuvauksia, paikkoja tai olemassa olevien tapaamistesi tietoja ei lähetetä mukana: malli näkee, milloin olet vapaa, ei sitä, mitä varattu aikasi sisältää.

Ainoa paikka, jossa tapaamistesi otsikot haetaan, on oma kalenterinäkymäsi portaalissa. Nämä tiedot menevät suoraan näytöllesi, eivätkä ne päädy puheluun, kehotteeseen, litteraattiin tai malliin.

Puheavustajan lisäksi käytämme kielimalleja kahteen asiaan, joilla ei ole mitään tekemistä kalenterisi kanssa: yrityksen verkkosivuston julkisten tietojen tiivistämiseen käyttöönoton aikana sekä puhuttuun päiväkatsaukseen. Päiväkatsaus saa ainoastaan lukumääriä — montako puhelua, montako takaisinsoittomerkintää, montako tapaamista — eikä yhtään riviä kalenteristasi.

Emme säilytä Googlen käyttäjätietoja tekoäly- tai koneoppimismallien — omien tai yleisten — kehittämistä, parantamista tai kouluttamista varten. Emme myöskään tee kopiota kalenteristasi. Säilytämme ainoastaan: (1) salatut OAuth-tunnisteet, (2) valitsemasi kalenterin tunnuksen ja (3) niiden tapaamisten tunnisteet ja metatiedot, jotka Aurora on itse luonut (tapaamisen tunnus, päivämäärä, kellonaika, aihe, paikka ja soittajan antamat yhteystiedot), jotta tapaamiset voidaan myöhemmin siirtää tai perua. Puhelusta säilytämme lisäksi litteraatin ja yhteenvedon; jos niissä on mainittu tapaamisaika, se näkyy siis niissä. Litteraatit poistetaan automaattisesti 90 päivän kuluttua (katso kohta 6). Itse äänitallenne on puhetoimittajallamme, ja se säilyy siellä, kunnes pyydät sen poistamista. Mitään tästä ei käytetä mallien koulutukseen.

Limited Use: Google Workspace -käyttöoikeuksien (scopes) kautta saatujen tietojen käyttö noudattaa Google User Data Policy -käytäntöä, mukaan lukien ”Limited Use” -vaatimukset.

6. Säilytysajat

• Litteraatit ja yhteenvedot omissa järjestelmissämme: 90 päivää, minkä jälkeen ne poistetaan automaattisesti.
• Puhelutallenteet: ne ovat puhetoimittajallamme, eikä niitä poisteta automaattisesti, jotta puhelun voi kuunnella myöhemmin uudelleen, jos tulee reklamaatio tai epäselvyyttä siitä, mitä sovittiin. Jos haluat ne poistettavaksi aiemmin tai et halua mitään tallennettavan, järjestämme sen pyynnöstä — puhelukohtaisesti tai koko tilillesi.
• Tilitiedot: niin kauan kuin sinulla on voimassa oleva tilaus + 12 kuukautta.
• Laskutustiedot: 7 vuotta (kirjanpidon säilytysvelvollisuus).
• Lokitiedot: enintään 12 kuukautta.

7. Tietoturva

Salaus siirrossa (TLS 1.2+) ja levossa, roolipohjainen pääsynhallinta, asiakkaiden erottelu rivitason suojauksella (row-level security), auditointiloki ja säännölliset tietoturvakatselmoinnit. Konesalit EU:n sisällä aina kun mahdollista.

8. Oikeutesi

Sinulla on oikeus tarkastaa tietosi sekä oikeus tietojen oikaisemiseen, poistamiseen, käsittelyn rajoittamiseen, siirrettävyyteen ja vastustamiseen. Lähetä pyyntö osoitteeseen info@belnoor.nl; vastaamme 30 päivän kuluessa. Voit myös tehdä valituksen Alankomaiden tietosuojaviranomaiselle (Autoriteit Persoonsgegevens) tai Suomen tietosuojavaltuutetun toimistolle.

9. Puhelut avustajan Aurora kanssa

Soittajille kerrotaan puhelun alussa, että he puhuvat tekoälyavustajan kanssa ja että puhelu tallennetaan. Tallenteiden käsittely tapahtuu sinun vastuullasi asiakkaanamme; me tarjoamme työkalut.

10. Evästeet

Käytämme toiminnallisia evästeitä istuntosi muistamiseen ja anonymisoituja analytiikkaevästeitä verkkosivuston parantamiseen. Oma kävijätilastomme ei tallenna IP-osoitetta eikä henkilötietoja: vain väliaikaisen istuntonumeron, vieraillun sivun, lähdeverkkotunnuksen ja laitetyypin. Automaattisia kävijöitä (hakukonebotit, linkkien esikatselut) emme mittaa. Markkinoinnin seuranta vain nimenomaisella suostumuksella.

Jos annat evästeilmoituksessa suostumuksesi, mittaamme mainontaamme Meta Platformsin kautta: selaimessasi olevalla Meta-pikselillä ja palvelimeltamme Conversions API:n avulla. Näin näemme, mikä mainos johti yhteydenottoon tai rekisteröitymiseen. Meta voi käsitellä tietoja tätä varten EU:n ulkopuolella. Yhteystiedot lähetetään Metalle vain tiivistettyinä (hash). Jos valitset ”Ei kiitos”, tätä ei tapahdu.

Kävijätilastoihin käytämme PostHogia, jota isännöidään EU:ssa. Ilman suostumusta PostHog mittaa ilman evästeitä, tallentamatta mitään selaimeesi ja ilman istuntotallenteita. Jos annat suostumuksesi, PostHog käyttää myös evästeitä ja tallentaa istuntoja (miten sivua käytetään, ilman lomakkeisiin kirjoittamiasi tietoja), jotta näemme, mikä mainos johti mihinkin käyntiin ja missä sivustoa voi parantaa.

11. Muutokset

Voimme muuttaa tätä selostetta. Olennaisista muutoksista ilmoitamme sähköpostitse tai portaalissa vähintään 30 päivää etukäteen.

12. Yhteystiedot

callnorah.com · info@belnoor.nl
Katso myös yleiset käyttöehtomme.