Virtuell resepsjonist for firmanummeret ditt
En virtuell resepsjonist svarer på bedriftens nummer uten at noen sitter bak en skranke. Hun presenterer seg med firmanavnet ditt, spør hvem eller hva den som ringer er ute etter, setter over til riktig kollega og legger avtaler inn i kalenderen — fra 49,00 € i måneden, med samtalene inkludert.
Problemet den løser, er sjelden at det ikke er noen der. Det er at den som svarer, akkurat hjelper noen andre, er på lunsj, eller at klokka har passert fem. Et firmanummer som ringer uten at noen svarer, gjør mer skade enn en talemeny — da tror den som ringer at ingen jobber der lenger.
Hva som blir overtatt fra en resepsjon, og hva som ikke blir det
Svare innen noen få ring, hver gang
Ingen kø og ikke opptattsignal, heller ikke når tre ringer samtidig.
Spørre hvem eller hva noen er ute etter
Du bestemmer selv hvilke spørsmål som hører med, og de blir stilt hver gang.
Sette over til riktig kollega
Til et navn, en avdeling eller et mobilnummer. Svarer ingen, faller samtalen tilbake i stedet for å dø.
Legge en avtale inn i kalenderen
Med en tilkoblet kalender: tilby ledige tider og legge inn avtalen. Booking av avtaler: fra pakken Groei.
Si at kontoret er stengt, og når det åpner igjen
Med åpningstidene og de stengte dagene dine lagt inn, også helligdager og ferier.
Ta imot besøk, post og lage kaffe
Det er akkurat her en virtuell resepsjon slutter. Har du en skranke der folk kommer innom, erstatter ikke dette den skranken.
Alltid svare med en gang, eller først når ingen internt rekker det
Vilde er resepsjonen din. Alltid bemannet, også i lunsjen og etter arbeidstid. Alle som ringer, får Vilde først. Hun spør hva det gjelder, booker det som kan bookes, og setter over når det trengs. Ingen hører en talemeny eller en død linje lenger. Booking av avtaler: fra pakken Groei.
Vil du heller ha det omvendt — dere svarer selv, og den virtuelle resepsjonen tar bare det som fortsetter å ringe — går det også. Det er samme tjeneste med en annen innstilling, og du bytter når du vil. Du beholder ditt eget firmanummer i begge tilfeller.
Bedre enn en talemeny, av én grunn
En talemeny sender videre ut fra hva den som ringer velger, og det blir ofte feil: folk trykker på et tall fordi det er det nærmeste. Enda viktigere: velger noen et internnummer der ingen svarer, dør samtalen. Ingen vet at det har ringt.
Med en virtuell resepsjonist blir det først spurt hva noen trenger, og deretter satt over. Svarer ikke kollegaen, faller samtalen tilbake, og det blir likevel laget en beskjed. Ingenting går tapt fordi noen trykket på feil tall.
Les videre
- Leie inn telefonvakt — hvis du vurderer å ansette noen til det, med lønnskostnadene.
- Svartjeneste — hva den koster, og hva du bør se etter.
- Per fag — hva som kommer inn i din bransje.
Og ring gjerne +31202140808 for å høre hvordan det låter i den andre enden.