Virtuell receptionist för ditt företagsnummer
En virtuell receptionist svarar i ditt företags nummer utan att någon sitter i en reception. Hon presenterar sig med ditt företagsnamn, frågar vem eller vad uppringaren söker, kopplar till rätt kollega och bokar in möten i kalendern – från 49,00 € i månaden, med samtalen inkluderade.
Problemet det löser är sällan att det inte finns någon. Det är att den som svarar just hjälper någon annan, är på lunch eller att klockan har passerat fem. Ett företagsnummer som ringer utan att någon svarar gör mer skada än en knappvalsmeny – då tror uppringaren att ingen jobbar där längre.
Vad som tas över från en reception, och vad som inte gör det
Svara inom några signaler, varje gång
Ingen kö och ingen upptagetton, inte ens när tre personer ringer samtidigt.
Fråga vem eller vad någon söker
Du ställer själv in vilka frågor som ska ställas, och de ställs varje gång.
Koppla till rätt kollega
Till ett namn, en avdelning eller ett mobilnummer. Svarar ingen går samtalet tillbaka i stället för att dö.
Boka in ett möte i kalendern
Med en kopplad kalender: föreslå lediga tider och boka in mötet. Bokning av möten: från paketet Groei.
Säga att kontoret är stängt, och när det öppnar igen
Med dina öppettider och stängda dagar inlagda, inklusive helgdagar och semestrar.
Ta emot besök, post, bjuda på kaffe
Det är precis här en virtuell reception tar slut. Har du en disk där folk kommer förbi ersätter det här inte den disken.
Alltid svara direkt, eller först när ingen internt hinner
Sanna är din reception. Alltid bemannad, även på lunchen och efter fem. Varje uppringare får Sanna först. Hon tar reda på vad det gäller, bokar in det som går och kopplar vidare när det behövs. Ingen hör längre en knappvalsmeny eller en tom linje. Bokning av möten: från paketet Groei.
Vill du hellre ha det tvärtom – ni svarar själva och den virtuella receptionen tar bara det som fortsätter att ringa – går det också. Det är samma tjänst med en annan inställning, och du ändrar när du vill. I båda fallen behåller du ditt eget företagsnummer.
Bättre än en knappvalsmeny, av en anledning
En knappvalsmeny kopplar vidare utifrån vad uppringaren väljer, och det blir ofta fel: folk trycker på en siffra för att den ligger närmast. Ännu viktigare: väljer någon en anknytning där ingen svarar dör samtalet. Ingen vet att någon har ringt.
Hos en virtuell receptionist tar man först reda på vad någon behöver och kopplar först därefter vidare. Svarar kollegan inte går samtalet tillbaka och ett meddelande skapas ändå. Ingenting går förlorat för att någon tryckte på fel siffra.
Läs vidare
- Hyr en telefonist – om du funderar på att anställa någon, med lönekostnaden inräknad.
- Svarsservice – vad den kostar och vad du ska tänka på.
- Per bransch – vad som kommer in i din bransch.
Och ring gärna +31202140808 för att höra hur det låter i andra änden.