Informativa sulla privacy

1. Chi siamo

callnorah.com (di seguito: “noi”) è un nome commerciale con sede nei Paesi Bassi, raggiungibile all'indirizzo info@belnoor.nl. Forniamo un'assistente telefonica basata sull'AI (“Beatrice”) che, per conto dei nostri clienti aziendali, risponde alle chiamate, fissa appuntamenti e invia riepiloghi.

Per le conversazioni che Beatrice conduce per conto della Sua azienda, Lei (il cliente) è il titolare del trattamento e noi siamo responsabili del trattamento. Per il Suo account, la fatturazione e le comunicazioni di marketing siamo noi il titolare del trattamento.

2. Quali dati trattiamo

• Dati dell'account: nome, indirizzo e-mail, numero di telefono, nome dell'azienda, numero di registro delle imprese, indirizzo di fatturazione.
• Dati di configurazione: orari di apertura, istruzioni per Beatrice, contenuto della base di conoscenza e i nomi e numeri di telefono dei contatti fissi che Lei stesso inserisce.
• Dati delle chiamate: registrazioni, trascrizioni, durata, ID del chiamante e metadati delle chiamate in arrivo.
• Dati di integrazione: token OAuth e dati del calendario (solo se collega un calendario).
• Dati delle richieste: se richiede una chiamata dimostrativa o si fa richiamare da Beatrice, conserviamo il Suo nome, il numero di telefono e il momento della richiesta, oltre alla conversazione che ne segue.
• Dati di utilizzo e di log: indirizzo IP, tipo di browser, pagine visitate, messaggi di errore.
• Dati di provenienza: quando si registra, conserviamo il canale attraverso cui è arrivato sul nostro sito (per esempio un motore di ricerca, LinkedIn o un link in un'e-mail), l'eventuale campagna e la prima pagina che ha visto. Nessun indirizzo IP e nessuna ricerca. Usiamo questi dati per sapere quali canali portano clienti.
• Dati di pagamento: trattati dal nostro fornitore di pagamenti Stripe; riceviamo solo lo stato del Suo abbonamento e dei pagamenti, mai il numero completo del Suo conto o della Sua carta.

3. Finalità e basi giuridiche

• Esecuzione del contratto (art. 6, par. 1, lett. b GDPR): fornitura del servizio, fatturazione, assistenza.
• Obbligo legale (lett. c): obblighi fiscali di conservazione, prevenzione delle frodi.
• Legittimo interesse (lett. f): sicurezza, miglioramento del prodotto, contatti diretti limitati con i clienti e il seguito di una richiesta di demo o di richiamata fatta da Lei.
• Consenso (lett. a): e-mail di marketing, cookie facoltativi, collegamento del calendario.

4. Sub-responsabili

Ci avvaliamo di responsabili del trattamento selezionati con cura, con accordi sul trattamento dei dati e (dove necessario) clausole contrattuali standard:

• Il nostro fornitore di hosting e database: hosting, database, funzioni server e autenticazione (UE).
• Il nostro fornitore di tecnologia vocale e AI conversazionale in tempo reale: riconoscimento vocale, sintesi vocale e gestione della conversazione (UE/USA, con clausole contrattuali standard).
• Il nostro fornitore di e-mail: invio delle e-mail di riepilogo e di conferma degli appuntamenti (regione UE).
• Il nostro fornitore di telefonia: instradamento delle chiamate in entrata e in uscita (UE).
• Google: solo se Lei collega un Google Calendar; vedere la sezione 5.
• Microsoft: solo se Lei collega un calendario Outlook/Microsoft 365.
• Calendly: solo se Lei collega il Suo account Calendly.
• Stripe: pagamenti e abbonamenti (UE/USA, con clausole contrattuali standard).
• PostHog: statistiche sui visitatori di questo sito (UE); vedere la sezione 10.
• Meta Platforms: misurazione delle pubblicità, solo dopo il Suo consenso nel banner dei cookie; vedere la sezione 10.

L'elenco aggiornato dei sub-responsabili, con nomi, paese di stabilimento e finalità del trattamento, è disponibile su richiesta scrivendo a info@belnoor.nl e fa parte dell'accordo sul trattamento dei dati. Informiamo i clienti in anticipo di ogni modifica a questo elenco.

5. Dati degli utenti Google (Google API Services)

Se collega un Google Calendar, callnorah.com chiede tramite la schermata di consenso di Google l'accesso al Suo calendario (scope https://www.googleapis.com/auth/calendar) oltre al Suo nome e indirizzo e-mail (openid, email, profile) per mostrare quale account è collegato. Usiamo questo accesso esclusivamente per due funzioni visibili del prodotto: (1) leggere i momenti liberi/occupati, così che Beatrice proponga solo orari disponibili, e (2) creare, spostare o annullare un appuntamento nel calendario che Lei seleziona.

• Conserviamo i token OAuth in forma cifrata, insieme all'ID del calendario scelto e agli appuntamenti creati da Beatrice.
• Non facciamo una copia permanente del Suo calendario completo e non usiamo i dati del calendario per pubblicità, profilazione o rivendita.
• Non usiamo i dati degli utenti Google per addestrare modelli di AI o di machine learning.
• Nessuna persona di callnorah.com legge i dati del Suo calendario, salvo con il Suo consenso esplicito (per esempio per l'assistenza), per motivi di sicurezza o quando la legge lo impone.
• Può scollegare il calendario in qualsiasi momento da Impostazioni → Integrazioni oppure da myaccount.google.com/permissions. Allo scollegamento cancelliamo subito i token.

Con chi condividiamo i dati degli utenti Google

Condividiamo i dati degli utenti Google esclusivamente con i tre responsabili del trattamento seguenti, e solo nella misura necessaria a fornire le funzioni descritte sopra:

• Il nostro fornitore di hosting e database: hosting, database e funzioni server, regione UE. Qui gira la nostra applicazione e vengono conservati in forma cifrata i Suoi token OAuth, insieme all'ID del calendario da Lei scelto e agli appuntamenti creati da Beatrice (data, ora, oggetto e recapiti del chiamante).
• Il nostro fornitore di tecnologia vocale e AI conversazionale in tempo reale: regione UE/USA (clausole contrattuali standard). Durante una chiamata in corso questo fornitore riceve le fasce orarie disponibili del Suo calendario (momenti liberi/occupati, senza il contenuto degli appuntamenti esistenti) e i dati dell'appuntamento appena creato, spostato o annullato. Serve perché Beatrice possa proporre ad alta voce quegli orari al chiamante e confermare l'appuntamento.
• Il nostro fornitore di e-mail: invio di e-mail, regione UE. I dati dell'appuntamento creato (data, ora, oggetto, luogo e recapiti) compaiono nell'e-mail di conferma e di riepilogo inviata dopo la chiamata a Lei ed eventualmente al chiamante.

Indichiamo qui questi soggetti per funzione e regione. I nomi dei fornitori coinvolti sono disponibili su richiesta scrivendo a info@belnoor.nl e sono riportati nell'accordo sul trattamento dei dati.

Oltre a questi, non condividiamo i dati degli utenti Google con nessuno. Non vendiamo questi dati e non li cediamo a inserzionisti, reti pubblicitarie, data broker, intermediari di informazioni o soggetti che li usano per addestrare modelli di AI o di machine learning. Nemmeno noi usiamo i dati degli utenti Google per pubblicità, profilazione o addestramento di modelli. La comunicazione ad altri soggetti avviene solo se la legge ce lo impone o con il Suo consenso esplicito e preventivo.

Dati degli utenti Google e modelli di AI

Il contenuto del Suo calendario non arriva mai a un modello linguistico. Quando durante una chiamata Beatrice verifica se c'è posto, il nostro server legge il Suo calendario e calcola da solo le fasce orarie libere. Solo quelle fasce libere, cioè un orario di inizio e una descrizione come “martedì alle 10:00”, vengono passate al modello linguistico. Titoli, partecipanti, descrizioni, luoghi e dati dei Suoi appuntamenti esistenti non vengono inviati: il modello vede quando Lei è libero, non con che cosa è occupato il Suo tempo.

L'unico punto in cui vengono recuperati i titoli dei Suoi appuntamenti è la Sua panoramica del calendario nel portale. Quei dati arrivano direttamente sul Suo schermo e non finiscono in una conversazione, in un prompt, in una trascrizione o in un modello.

Oltre all'assistente vocale usiamo modelli linguistici per due cose che non hanno nulla a che fare con il Suo calendario: riassumere informazioni pubbliche dal sito web di un'azienda durante l'onboarding e un riepilogo giornaliero parlato. Quel riepilogo riceve soltanto numeri (quante chiamate, quante note di richiamata, quanti appuntamenti) e nessuna riga del Suo calendario.

Non conserviamo dati degli utenti Google per sviluppare, migliorare o addestrare modelli di AI o di machine learning, né nostri né generici. Non facciamo neppure una copia del Suo calendario. Ciò che conserviamo si limita a: (1) i token OAuth cifrati, (2) l'ID del calendario da Lei scelto e (3) l'identificativo e i metadati degli appuntamenti creati da Beatrice (ID dell'appuntamento, data, ora, oggetto, luogo e i recapiti forniti dal chiamante), così che quegli appuntamenti possano essere spostati o annullati in seguito. Di una chiamata conserviamo inoltre la trascrizione e il riepilogo; se vi è stato pronunciato un orario di appuntamento, questo vi compare. Le trascrizioni vengono cancellate automaticamente dopo 90 giorni (vedere la sezione 6). La registrazione audio si trova presso il nostro fornitore vocale e vi resta finché Lei non ne chiede la cancellazione. Nulla di tutto ciò viene usato per addestrare modelli.

Uso limitato (Limited Use): l'uso delle informazioni ricevute tramite gli scope di Google Workspace rispetterà la Google User Data Policy, compresi i requisiti di Limited Use.

6. Periodi di conservazione

• Trascrizioni e riepiloghi nei nostri sistemi: 90 giorni, poi cancellati automaticamente.
• Registrazioni delle chiamate: si trovano presso il nostro fornitore vocale e non vengono cancellate automaticamente, così che una chiamata possa essere riascoltata in caso di reclamo o di malinteso su quanto concordato. Se le vuole cancellare prima, o non vuole che venga registrato nulla, lo organizziamo su richiesta, per singola chiamata o per l'intero account.
• Dati dell'account: finché ha un abbonamento attivo + 12 mesi.
• Dati di fatturazione: 7 anni (obbligo fiscale di conservazione).
• Dati di log: al massimo 12 mesi.

7. Sicurezza

Cifratura in transito (TLS 1.2+) e a riposo, accesso basato sui ruoli, separazione multi-tenant tramite row-level security, audit logging e revisioni periodiche della sicurezza. Data center all'interno dell'UE ove possibile.

8. I Suoi diritti

Ha diritto di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità dei dati e opposizione. Invii una richiesta a info@belnoor.nl; rispondiamo entro 30 giorni. Può anche presentare reclamo all'autorità olandese per la protezione dei dati (Autoriteit Persoonsgegevens) o al Garante per la protezione dei dati personali.

9. Le chiamate con Beatrice

All'inizio della chiamata i chiamanti vengono informati che parlano con un'assistente AI e che la chiamata viene registrata. Il trattamento di queste registrazioni avviene sotto la Sua responsabilità in quanto nostro cliente; noi mettiamo a disposizione gli strumenti.

10. Cookie

Usiamo cookie funzionali per ricordare la Sua sessione e cookie analitici anonimizzati per migliorare il sito. Le nostre statistiche sui visitatori non salvano indirizzi IP né dati personali: solo un numero di sessione temporaneo, la pagina visitata, il dominio di provenienza e il tipo di dispositivo. Non misuriamo i visitatori automatici (bot dei motori di ricerca, anteprime dei link). Il tracciamento per il marketing avviene solo con consenso esplicito.

Se nel banner dei cookie dà il Suo consenso, misuriamo le nostre pubblicità tramite Meta Platforms: con il pixel di Meta nel Suo browser e con la Conversions API dal nostro server. Così vediamo quale annuncio ha portato a una richiesta o a una registrazione. Per questo Meta può trattare dati al di fuori dell'UE. I recapiti arrivano a Meta solo in forma di hash. Se sceglie “Preferisco di no”, questo non avviene.

Per le statistiche sui visitatori usiamo PostHog, ospitato nell'UE. Senza consenso, PostHog misura senza cookie, senza salvare nulla nel Suo browser e senza registrare le sessioni. Se dà il consenso, PostHog usa anche i cookie e registra le sessioni (come viene usata la pagina, senza ciò che scrive nei moduli), così possiamo vedere quale annuncio ha portato a quale visita e dove il sito può migliorare.

11. Modifiche

Possiamo modificare la presente informativa. Le modifiche sostanziali vengono comunicate via e-mail o nel portale con almeno 30 giorni di anticipo.

12. Contatti

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Veda anche le nostre Condizioni generali.