Receptionist virtuale per il numero della Sua azienda
Una receptionist virtuale risponde al numero della Sua azienda senza che ci sia qualcuno dietro un banco. Si presenta con il nome della Sua azienda, chiede chi o che cosa cerca chi chiama, trasferisce la chiamata al collega giusto e segna gli appuntamenti in agenda, da 49,00 € al mese, chiamate comprese.
Il problema che risolve raramente è che non c'è nessuno. È che chi risponde sta aiutando qualcun altro, o è in pausa pranzo, o sono già passate le sei. Un numero aziendale che squilla senza che nessuno risponda fa più danni di un menu vocale: chi chiama pensa che lì non lavori più nessuno.
Cosa viene ripreso dalla reception, e cosa no
Rispondere entro pochi squilli, ogni volta
Nessuna coda e nessun segnale di occupato, nemmeno se chiamano tre persone contemporaneamente.
Chiedere chi o che cosa cerca chi chiama
Decide Lei quali domande servono, e vengono poste ogni volta.
Trasferire la chiamata al collega giusto
A un nome, a un reparto o a un numero di cellulare. Se nessuno risponde, la chiamata torna indietro invece di cadere nel vuoto.
Segnare un appuntamento in agenda
Con un calendario collegato: propone gli orari liberi e inserisce l'appuntamento. Fissare appuntamenti: dal pacchetto Groei.
Dire che l'ufficio è chiuso, e quando riapre
Con i Suoi orari di apertura e i giorni di chiusura, festività e ferie comprese.
Accogliere visitatori, ritirare la posta, il caffè
È esattamente qui che finisce una reception virtuale. Se ha un banco con persone che passano di persona, questo non lo sostituisce.
Rispondere sempre subito, o solo quando internamente non si riesce
Beatrice è la Sua reception. Sempre presidiata, anche in pausa pranzo e dopo le sei. Ogni chiamante trova prima Beatrice. Lei chiede di cosa si tratta, fissa quello che si può fissare e trasferisce la chiamata quando serve. Nessuno sente più un menu vocale o una linea vuota. Fissare appuntamenti: dal pacchetto Groei.
Se lo preferisce al contrario, cioè rispondete voi e la reception virtuale prende solo le chiamate che continuano a squillare, si può fare. È lo stesso servizio con un'impostazione diversa, e lo cambia quando vuole. In entrambi i casi mantiene il numero della Sua azienda.
Meglio di un menu vocale, per un motivo
Un menu vocale smista in base a ciò che sceglie chi chiama, e spesso è la scelta sbagliata: la gente preme un tasto perché è quello che si avvicina di più. Ancora più importante: se qualcuno sceglie un interno dove nessuno risponde, la chiamata cade nel vuoto. Nessuno sa che qualcuno ha chiamato.
Con una receptionist virtuale prima si chiede che cosa serve e solo dopo si trasferisce la chiamata. Se quel collega non risponde, la chiamata torna indietro e viene comunque lasciato un messaggio. Non si perde nulla perché qualcuno ha premuto il tasto sbagliato.
Per approfondire
- Assumere una centralinista: se sta pensando di assumere qualcuno, con i costi del personale.
- Servizio di segreteria telefonica: quanto costa e a cosa fare attenzione.
- Per settore: cosa arriva nel Suo settore.
E chiami pure +31202140808 per sentire come suona dall'altra parte.