Rececionista virtual para o número da sua empresa
Uma rececionista virtual atende o número da sua empresa sem ninguém sentado a um balcão. Apresenta-se com o nome da sua empresa, pergunta por quem ou pelo que a pessoa procura, transfere para o colega certo e faz marcações na agenda — a partir de 49,00 € por mês, com as chamadas incluídas.
O problema que resolve raramente é não haver ninguém. É que quem atende está a ajudar outra pessoa, ou foi almoçar, ou já passa das seis. Um número de empresa que toca sem ninguém atender faz mais estragos do que um menu de opções — quem liga pensa que já ninguém lá trabalha.
O que é e o que não é assumido de uma receção
Atender em poucos toques, sempre
Sem fila de espera e sem sinal de ocupado, mesmo que liguem três pessoas ao mesmo tempo.
Perguntar por quem ou pelo que a pessoa procura
As perguntas são definidas por si, e são feitas sempre.
Transferir para o colega certo
Para um nome, um departamento ou um número de telemóvel. Se ninguém atender, a chamada volta em vez de cair.
Fazer uma marcação na agenda
Com uma agenda ligada: propor horários livres e registar a marcação. Marcação de consultas: a partir do plano Groei.
Dizer que o escritório está fechado, e quando volta a abrir
Com o seu horário e os dias em que está fechado, incluindo feriados e férias.
Receber visitas, receber correio, servir café
É exatamente aqui que uma receção virtual acaba. Se tem um balcão com pessoas a passar, isto não substitui esse balcão.
Atender sempre de imediato, ou só quando internamente não dá
A Sofia é a sua receção. Sempre com alguém, também à hora de almoço e depois das seis. Quem liga fala primeiro com a Sofia. Ela pergunta de que se trata, marca o que pode ser marcado e transfere quando é preciso. Ninguém volta a ouvir um menu de opções ou uma linha vazia. Marcação de consultas: a partir do plano Groei.
Se preferir ao contrário — a sua equipa atende e a receção virtual só apanha o que continua a tocar — também é possível. É o mesmo serviço com outra definição, e muda quando quiser. Em ambos os casos mantém o número da sua empresa.
Melhor do que um menu de opções, por uma razão
Um menu de opções encaminha com base no que quem liga escolhe, e isso muitas vezes está errado: as pessoas carregam num número porque é o que mais se aproxima. Mais importante ainda: se alguém escolhe uma extensão onde ninguém atende, a chamada morre. Ninguém fica a saber que houve uma chamada.
Com uma rececionista virtual, primeiro pergunta-se o que a pessoa precisa e só depois se transfere. Se esse colega não atender, a chamada volta e é na mesma deixada uma mensagem. Nada se perde por alguém ter carregado no número errado.
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E ligue à vontade para +31202140808 para ouvir como soa do outro lado.