Polityka prywatności

1. Kim jesteśmy

callnorah.com (dalej: „my”, „nas”) to nazwa handlowa z siedzibą w Holandii, z którą można się skontaktować pod adresem info@belnoor.nl. Dostarczamy asystentkę telefoniczną opartą na AI („Aleksandra”), która w imieniu naszych klientów biznesowych odbiera połączenia, umawia wizyty i wysyła podsumowania.

W odniesieniu do rozmów, które Aleksandra prowadzi w imieniu twojej firmy, ty (klient) jesteś administratorem, a my podmiotem przetwarzającym. W odniesieniu do twojego konta, rozliczeń i komunikacji marketingowej to my jesteśmy administratorem.

2. Jakie dane przetwarzamy

• Dane konta: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, nazwa firmy, numer w rejestrze handlowym, adres do faktur.
• Dane konfiguracyjne: godziny otwarcia, instrukcje dla Aleksandry, treść bazy wiedzy oraz imiona i numery telefonów stałych kontaktów, które sam wprowadzasz.
• Dane rozmów: nagrania, transkrypcje, czas trwania rozmowy, identyfikator dzwoniącego i metadane połączeń przychodzących.
• Dane integracji: tokeny OAuth i dane kalendarza (tylko jeśli podłączysz kalendarz).
• Dane zgłoszeń: jeśli poprosisz o rozmowę demonstracyjną lub o telefon od Aleksandry, przechowujemy twoje imię, numer telefonu i czas zgłoszenia oraz rozmowę, która z tego wyniknie.
• Dane użytkowania i logi: adres IP, typ przeglądarki, odwiedzone strony, komunikaty o błędach.
• Dane o pochodzeniu: gdy się rejestrujesz, zapisujemy, jakim kanałem trafiłeś na naszą stronę (na przykład przez wyszukiwarkę, LinkedIn lub link z e-maila), ewentualną kampanię i pierwszą stronę, którą zobaczyłeś. Bez adresu IP i bez zapytania wyszukiwania. Wykorzystujemy to, by wiedzieć, które kanały przynoszą klientów.
• Dane płatnicze: przetwarzane przez naszego dostawcę płatności Stripe; otrzymujemy tylko status twojej subskrypcji i płatności, nigdy pełny numer konta ani karty.

3. Cele i podstawy prawne

• Wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) — świadczenie usługi, fakturowanie, wsparcie.
• Obowiązek prawny (lit. c) — podatkowy obowiązek przechowywania, zapobieganie oszustwom.
• Prawnie uzasadniony interes (lit. f) — bezpieczeństwo, ulepszanie produktu, ograniczony bezpośredni kontakt z klientami oraz obsługa prośby o demonstrację lub oddzwonienie, którą sam złożyłeś.
• Zgoda (lit. a) — e-maile marketingowe, opcjonalne pliki cookie, połączenie z kalendarzem.

4. Podprzetwarzający

Korzystamy ze starannie wybranych podmiotów przetwarzających, z umowami powierzenia przetwarzania i (w razie potrzeby) standardowymi klauzulami umownymi:

• Nasz dostawca hostingu i bazy danych — hosting, baza danych, funkcje serwerowe i uwierzytelnianie (UE).
• Nasz dostawca technologii mowy i konwersacyjnej AI działającej w czasie rzeczywistym — rozpoznawanie mowy, synteza mowy i prowadzenie rozmowy (UE/USA, mają zastosowanie standardowe klauzule umowne).
• Nasz dostawca poczty e-mail — wysyłka e-maili z podsumowaniem i potwierdzeniem wizyty (region UE).
• Nasz operator telekomunikacyjny — kierowanie połączeń przychodzących i wychodzących (UE).
• Google — wyłącznie jeśli sam podłączysz Kalendarz Google; zob. sekcja 5.
• Microsoft — wyłącznie jeśli sam podłączysz kalendarz Outlook/Microsoft 365.
• Calendly — wyłącznie jeśli sam podłączysz swoje konto Calendly.
• Stripe — płatności i subskrypcje (UE/USA, mają zastosowanie standardowe klauzule umowne).
• PostHog — statystyki odwiedzin tej strony (UE); zob. sekcja 10.
• Meta Platforms — pomiar reklam, wyłącznie po wyrażeniu przez ciebie zgody w komunikacie o plikach cookie; zob. sekcja 10.

Aktualna lista podprzetwarzających, wraz z ich nazwami, krajem siedziby i celem przetwarzania, jest dostępna na żądanie pod adresem info@belnoor.nl i stanowi część umowy powierzenia przetwarzania. O zmianach tej listy informujemy klientów z wyprzedzeniem.

5. Dane użytkownika Google (Google API Services)

Jeśli podłączysz Kalendarz Google, callnorah.com prosi na ekranie zgody Google o dostęp do twojego kalendarza (scope https://www.googleapis.com/auth/calendar) oraz do twojego imienia i adresu e-mail (openid, email, profile), aby pokazać, które konto jest połączone. Korzystamy z tego dostępu wyłącznie do dwóch widocznych funkcji produktu: (1) odczytu terminów wolnych/zajętych, aby Aleksandra proponowała tylko dostępne godziny, oraz (2) tworzenia, przenoszenia lub odwoływania wizyty w wybranym przez ciebie kalendarzu.

• Przechowujemy zaszyfrowane tokeny OAuth oraz identyfikator wybranego kalendarza i wizyty, które Aleksandra sama utworzyła.
• Nie tworzymy stałej kopii całego twojego kalendarza i nie wykorzystujemy danych kalendarza do reklam, profilowania ani odsprzedaży.
• Nie wykorzystujemy danych użytkownika Google do trenowania modeli AI ani uczenia maszynowego.
• Nikt w callnorah.com nie czyta danych twojego kalendarza, chyba że za twoją wyraźną zgodą (na przykład przy wsparciu), ze względów bezpieczeństwa lub gdy wymaga tego prawo.
• Połączenie możesz w każdej chwili zakończyć w Ustawieniach → Połączenia lub na stronie myaccount.google.com/permissions. Po rozłączeniu natychmiast usuwamy tokeny.

Komu udostępniamy dane użytkownika Google

Udostępniamy dane użytkownika Google wyłącznie trzem następującym podmiotom przetwarzającym i tylko w zakresie niezbędnym do świadczenia opisanych wyżej funkcji:

• Nasz dostawca hostingu i bazy danych — hosting, baza danych i funkcje serwerowe, region UE. Tu działa nasza aplikacja i tu przechowywane są w postaci zaszyfrowanej twoje tokeny OAuth, razem z identyfikatorem wybranego przez ciebie kalendarza i wizytami, które Aleksandra sama utworzyła (data, godzina, temat i dane kontaktowe dzwoniącego).
• Nasz dostawca technologii mowy i konwersacyjnej AI działającej w czasie rzeczywistym — region UE/USA (standardowe klauzule umowne). Podczas trwającej rozmowy telefonicznej ten dostawca otrzymuje dostępne przedziały czasowe z twojego kalendarza (terminy wolne/zajęte, bez treści istniejących wizyt) oraz dane właśnie utworzonej, przeniesionej lub odwołanej wizyty. Jest to konieczne, aby Aleksandra mogła podać te godziny dzwoniącemu i potwierdzić wizytę.
• Nasz dostawca poczty e-mail — wysyłka e-maili, region UE. Dane umówionej wizyty (data, godzina, temat, miejsce i dane kontaktowe) znajdują się w e-mailu z potwierdzeniem i podsumowaniem wysyłanym po rozmowie do ciebie i ewentualnie do dzwoniącego.

Podmioty te wymieniamy tutaj według funkcji i regionu. Nazwy zaangażowanych dostawców są dostępne na żądanie pod adresem info@belnoor.nl i znajdują się w umowie powierzenia przetwarzania.

Poza tym nie udostępniamy danych użytkownika Google nikomu. Nie sprzedajemy tych danych i nie przekazujemy ich reklamodawcom, sieciom reklamowym, brokerom danych, pośrednikom informacji ani podmiotom, które trenowałyby na nich modele AI lub uczenia maszynowego. Sami również nie wykorzystujemy danych użytkownika Google do reklam, profilowania ani trenowania modeli. Ujawnienie innym podmiotom następuje tylko wtedy, gdy zobowiązuje nas do tego prawo, lub za twoją wyraźną uprzednią zgodą.

Dane użytkownika Google a modele AI

Treść twojego kalendarza nigdy nie trafia do modelu językowego. Gdy Aleksandra podczas rozmowy sprawdza, czy jest wolny termin, nasz serwer odczytuje twój kalendarz i sam oblicza wolne przedziały czasowe. Tylko te wolne przedziały — godzina rozpoczęcia i opis w rodzaju „wtorek o 10:00” — są przekazywane modelowi językowemu. Tytuły, uczestnicy, opisy, miejsca i dane twoich istniejących wizyt nie są przy tym przesyłane: model widzi, kiedy jesteś wolny, a nie czym wypełniony jest twój zajęty czas.

Jedynym miejscem, w którym tytuły twoich wizyt są faktycznie pobierane, jest twój własny widok kalendarza w portalu. Te dane trafiają bezpośrednio na twój ekran i nie trafiają do rozmowy, promptu, transkrypcji ani modelu.

Oprócz asystentki głosowej wykorzystujemy modele językowe do dwóch rzeczy, które nie mają nic wspólnego z twoim kalendarzem: podsumowania publicznych informacji ze strony internetowej firmy podczas wdrożenia oraz mówionego przeglądu dnia. Ten przegląd dnia otrzymuje wyłącznie liczby — ile rozmów, ile notatek o oddzwonieniu, ile wizyt — i ani jednej linijki z twojego kalendarza.

Nie przechowujemy danych użytkownika Google w celu tworzenia, ulepszania ani trenowania modeli AI lub uczenia maszynowego — ani własnych, ani ogólnych. Nie tworzymy też kopii twojego kalendarza. To, co przechowujemy, ogranicza się do: (1) zaszyfrowanych tokenów OAuth, (2) identyfikatora wybranego przez ciebie kalendarza oraz (3) identyfikatorów i metadanych wizyt, które Aleksandra sama utworzyła (identyfikator wizyty, data, godzina, temat, miejsce i dane kontaktowe podane przez dzwoniącego), aby można je było później przenieść lub odwołać. Z rozmowy przechowujemy ponadto transkrypcję i podsumowanie; jeśli padła w niej godzina wizyty, znajdzie się ona również tam. Transkrypcje są automatycznie usuwane po 90 dniach (zob. sekcja 6). Samo nagranie dźwiękowe znajduje się u naszego dostawcy technologii mowy i jest tam przechowywane, dopóki nie poprosisz o jego usunięcie. Nic z tego nie jest wykorzystywane do trenowania modeli.

Limited Use: Korzystanie z informacji otrzymanych w ramach scope'ów Google Workspace jest zgodne z Google User Data Policy, w tym z wymogami „Limited Use”.

6. Okresy przechowywania

• Transkrypcje i podsumowania w naszych własnych systemach: 90 dni, następnie automatyczne usunięcie.
• Nagrania rozmów: znajdują się u naszego dostawcy technologii mowy i nie są usuwane automatycznie, aby w razie reklamacji lub nieporozumienia co do ustaleń można było później odsłuchać rozmowę. Jeśli chcesz, aby zostały usunięte wcześniej, lub nie chcesz, aby cokolwiek było nagrywane, załatwimy to na żądanie — dla pojedynczej rozmowy lub dla całego konta.
• Dane konta: przez okres aktywnej subskrypcji + 12 miesięcy.
• Dane rozliczeniowe: 7 lat (podatkowy obowiązek przechowywania).
• Logi: maksymalnie 12 miesięcy.

7. Bezpieczeństwo

Szyfrowanie podczas przesyłania (TLS 1.2+) i w spoczynku, dostęp oparty na rolach, separacja klientów za pomocą zabezpieczeń na poziomie wierszy (row-level security), logi audytowe i okresowe przeglądy bezpieczeństwa. Centra danych na terenie UE, tam gdzie to możliwe.

8. Twoje prawa

Masz prawo dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych i sprzeciwu. Wyślij wniosek na adres info@belnoor.nl; odpowiemy w ciągu 30 dni. Możesz także złożyć skargę do niderlandzkiego organu ochrony danych (Autoriteit Persoonsgegevens).

9. Rozmowy z Aleksandrą

Na początku rozmowy dzwoniący są informowani, że rozmawiają z asystentką AI i że rozmowa jest nagrywana. Przetwarzanie tych nagrań odbywa się na twoją odpowiedzialność jako naszego klienta; my udostępniamy narzędzia.

10. Pliki cookie

Używamy funkcjonalnych plików cookie do zapamiętania twojej sesji oraz zanonimizowanych analitycznych plików cookie do ulepszania strony. Nasze własne statystyki odwiedzin nie zapisują adresu IP ani danych osobowych: tylko tymczasowy numer sesji, odwiedzoną stronę, domenę odsyłającą i rodzaj urządzenia. Nie mierzymy automatycznych odwiedzających (botów wyszukiwarek, podglądów linków). Śledzenie w celach marketingowych odbywa się wyłącznie po wyraźnej zgodzie.

Jeśli wyrazisz zgodę w komunikacie o plikach cookie, mierzymy nasze reklamy za pośrednictwem Meta Platforms: za pomocą piksela Meta w twojej przeglądarce oraz Conversions API z naszego serwera. Dzięki temu widzimy, która reklama doprowadziła do zapytania lub rejestracji. Meta może w tym celu przetwarzać dane poza UE. Dane kontaktowe trafiają do Meta wyłącznie w postaci zahaszowanej. Jeśli wybierzesz „Wolę nie”, nic takiego się nie dzieje.

Do statystyk odwiedzin używamy PostHog, hostowanego w UE. Bez zgody PostHog mierzy bez plików cookie, bez zapisywania czegokolwiek w przeglądarce i bez nagrywania sesji. Jeśli wyrazisz zgodę, PostHog używa również plików cookie i nagrywa sesje (sposób korzystania ze strony, bez tego, co wpisujesz w formularze), abyśmy mogli zobaczyć, która reklama doprowadziła do której wizyty i co można na stronie poprawić.

11. Zmiany

Możemy zmieniać niniejszą politykę. O istotnych zmianach informujemy e-mailem lub w portalu z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem.

12. Kontakt

callnorah.com · info@belnoor.nl
Zobacz także nasz Regulamin.