Wirtualna recepcjonistka dla numeru twojej firmy
Wirtualna recepcjonistka odbiera telefony na numer twojej firmy, choć nikt nie siedzi za ladą. Przedstawia się nazwą twojej firmy, pyta, kogo lub czego szuka dzwoniący, łączy z właściwym współpracownikiem i wpisuje wizyty do kalendarza — od 49,00 € miesięcznie, z rozmowami w cenie.
Problem, który rozwiązuje, rzadko polega na tym, że nikogo nie ma. Chodzi o to, że osoba, która odbiera, właśnie pomaga komuś innemu, wyszła na lunch albo jest już po siedemnastej. Firmowy numer, pod którym telefon dzwoni i nikt nie odbiera, szkodzi bardziej niż menu głosowe — dzwoniący myśli, że nikt już tam nie pracuje.
Co przejmuje od recepcji, a czego nie
Odbieranie po kilku sygnałach, za każdym razem
Bez kolejki i bez sygnału zajętości, nawet gdy dzwonią trzy osoby naraz.
Pytanie, kogo lub czego ktoś szuka
Sam ustalasz, jakie pytania mają paść, i padają za każdym razem.
Łączenie z właściwym współpracownikiem
Z konkretną osobą, działem albo numerem komórkowym. Jeśli nikt nie odbierze, rozmowa wraca, zamiast się urwać.
Wpisanie wizyty do kalendarza
Przy podłączonym kalendarzu: proponuje wolne terminy i wpisuje wizytę. Umawianie wizyt: od pakietu Groei.
Informacja, że biuro jest zamknięte i kiedy będzie otwarte
Z twoimi godzinami otwarcia i dniami, w które firma nie pracuje, łącznie ze świętami i urlopami.
Przyjmowanie gości, odbiór poczty, kawa
Właśnie tu kończy się wirtualna recepcja. Jeśli masz ladę, przy której pojawiają się ludzie, to jej nie zastąpi.
Zawsze odbierać od razu albo dopiero wtedy, gdy nikt w firmie nie może
Aleksandra to twoja recepcja. Zawsze obsadzona, także w porze lunchu i po siedemnastej. Każdy dzwoniący najpierw trafia do Aleksandry. Ona dopytuje, o co chodzi, umawia, co się da, i łączy dalej, gdy trzeba. Nikt już nie słyszy menu głosowego ani głuchej linii. Umawianie wizyt: od pakietu Groei.
Wolisz odwrotnie — odbieracie sami, a wirtualna recepcja przejmuje tylko to, co dalej dzwoni? To też możliwe. To ta sama usługa z innym ustawieniem, które zmieniasz, kiedy chcesz. W obu przypadkach zachowujesz swój numer firmowy.
Lepsze niż menu głosowe, z jednego powodu
Menu głosowe kieruje rozmowę według tego, co wybierze dzwoniący, a to często jest błędny wybór: ludzie wciskają cyfrę, bo najbardziej pasuje. Co ważniejsze: jeśli ktoś wybierze numer wewnętrzny, pod którym nikt nie odbiera, rozmowa się urywa. Nikt nie wie, że ktoś dzwonił.
Przy wirtualnej recepcjonistce najpierw ustala się, czego ktoś potrzebuje, a dopiero potem łączy. Jeśli współpracownik nie odbierze, rozmowa wraca i i tak powstaje wiadomość. Nic nie przepada przez to, że ktoś wcisnął złą cyfrę.
Czytaj dalej
- Zatrudnienie recepcjonistki — jeśli rozważasz zatrudnienie kogoś do tego, z kosztami wynagrodzenia.
- Obsługa telefoniczna — ile kosztuje i na co zwrócić uwagę.
- Według branży — jakie telefony przychodzą w twojej branży.
I śmiało zadzwoń pod +31202140808, żeby usłyszeć, jak to brzmi po drugiej stronie.